Jak zaksięgować gadżety reklamowe?
Gadżety reklamowe zaksięgować możemy jako koszty reprezentacji lub reklamy, zależnie od ich charakteru, wartości oraz sposobu wykorzystania. Zasadniczo, jeżeli gadżet reklamowy spełnia rolę reklamową i zawiera logo firmy, a jego wartość jest niska, można go zaksięgować jako koszt reklamy i odliczyć VAT. Jeśli natomiast służy reprezentacji, koszt ten nie stanowi kosztu uzyskania przychodów, a od zakupu nie odliczymy podatku VAT. Ważna jest precyzyjna dokumentacja i regulacje wewnętrzne określające sposób ujęcia takich wydatków.
Gadżety reklamowe – kiedy koszt reklamy, a kiedy reprezentacji?
Podczas księgowania gadżetów reklamowych kluczowy jest cel ich wykorzystania. Według przepisów podatkowych, „gadżety reklamowe muszą jednoznacznie identyfikować się z firmą (np. zawierać logo lub nazwę firmy) oraz mieć niską wartość jednostkową”. Wtedy mogą być uznane za materiały reklamowe.
Natomiast produkty o znacznej wartości, ekskluzywne, wręczane wybranym klientom mają charakter reprezentacyjny i nie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych.
Przykłady gadżetów reklamowych:
- długopisy z logo firmy
- kalendarze reklamowe
- kubki promocyjne
- kubeczki papierowe z nazwą firmy
- smycze
- notesy biurowe
- pendrive’y reklamowe o niewielkiej wartości
Jak prawidłowo zaksięgować gadżety reklamowe?
Jeśli nasze produkty spełniają warunki pozwalające traktować je jako reklamę, ich koszt należy ująć jako koszty uzyskania przychodów na odpowiednim koncie księgowym, np.:
- 402 „Koszty reklamy”
- 300 „Materiały reklamowe”
VAT od gadżetów reklamowych możemy odliczyć, jeżeli zostaną one zakwalifikowane jako materiały reklamowe. Pamiętajmy jednak, że odpowiednie udokumentowanie wydatków i jasno sprecyzowanie ich przeznaczenia będzie kluczowe w przypadku kontroli podatkowej.
Ciekawostka: Jak podaje jeden z portali podatkowych, „gadżety o wartości do 10 zł uważane są często za drobne upominki reklamowe, dlatego mogą być uznawane za reklamę i tym samym odliczany od nich jest VAT. Jednak limit ten nie jest jednoznacznie określony w przepisach, a jest jedynie ogólnie przyjętą praktyką”.
Najczęstsze błędy przy księgowaniu gadżetów reklamowych
Przy ujmowaniu gadżetów w księdze podatkowej, księgowi często popełniają następujące błędy:
- Błędne zaliczanie droższych upominków (np. ekskluzywnych piór, perfum, wysokiej jakości elektroniki) do kosztów reklamy.
- Nieuzasadnione odliczanie VAT od gadżetów reprezentacyjnych.
- Brak odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej reklamowy charakter wydatków.
Zgodnie z opinią ekspertów portalu podatkowego: „Jeżeli prowadzimy szczegółową ewidencję, która jednoznacznie wskazuje, że dany zakup został rozprowadzony jako reklama firmy, znacznie łatwiej nam będzie uniknąć nieporozumień podczas kontroli.”
Podsumowanie
Podsumowując, na sposób zaksięgowania gadżetów reklamowych wpływają ich charakter, cel oraz wartość. Aby uniknąć błędów, warto pamiętać o zasadach, które umożliwiają traktowanie ich jako materiały reklamowe, a nie reprezentacyjne. Dokładna ewidencja, odpowiednio opisane faktury oraz jasne kryteria klasyfikacji są kluczem, aby gadżety reklamowe mogły być pewnie zaksięgowane jako koszty reklamy.
