W Outlooku ustawienie nieobecności, czyli tzw. „automatycznej odpowiedzi”, jest prostym sposobem na poinformowanie współpracowników i klientów o tym, że nie możemy aktualnie odpowiedzieć na wiadomość. Aby to zrobić, należy uruchomić opcję automatycznych odpowiedzi (Autoreply), ustawić treść wiadomości zwrotnej, a także określić czas, w którym komunikat ma być wysyłany. Funkcję tę można skonfigurować zarówno w aplikacji komputerowej Outlook, jak i w wersji webowej Outlook.com.
Spis treści
Jak ustawić automatyczną odpowiedź w Outlooku?
Ustawienie komunikatu o nieobecności w Outlooku uzależnione jest od wersji programu. W aplikacji desktopowej Outlook (Microsoft 365 lub Outlook 2019/2021) należy:
- Przejść do zakładki Plik.
- Wybrać opcję Automatyczne odpowiedzi (poza biurem).
- Zaznaczyć opcję Wysyłaj automatyczne odpowiedzi.
- Wpisać treść wiadomości dla odbiorców z organizacji oraz (opcjonalnie) dla osób spoza niej.
- Ustawić przedział czasowy, w którym odpowiedź ma być wysyłana automatycznie.
W wersji online Outlook.com opcję tę można znaleźć klikając w ikonę Ustawienia (koło zębate), następnie wybierając Wyświetl wszystkie ustawienia programu Outlook → Poczta → Automatyczne odpowiedzi.
Dlaczego warto korzystać z funkcji nieobecności?
Automatyczne odpowiedzi pozwalają utrzymać profesjonalną komunikację nawet wtedy, gdy nie jesteś dostępny. Jeśli pracujesz w zespole lub obsługujesz klientów, taka wiadomość może zawierać informację o przewidywanym czasie powrotu czy kontakcie zastępczym. Według danych Microsoft, funkcja ta jest jedną z najczęściej używanych opcji w środowiskach korporacyjnych, szczególnie w okresach świątecznych i wakacyjnych.
„Funkcja automatycznych odpowiedzi w Outlooku została zaprojektowana, aby zapewnić płynną komunikację w organizacjach i pozwolić użytkownikom lepiej zarządzać czasem podczas przerw w pracy.” – Microsoft Support
Najlepsze praktyki dotyczące treści wiadomości
- Podaj przybliżony termin powrotu – odbiorca będzie wiedział, kiedy może spodziewać się odpowiedzi.
- Wskaż osobę zastępującą – ułatwia to kontakt w pilnych sprawach.
- Zachowaj profesjonalny ton – nawet krótka wiadomość powinna być grzeczna i konkretna.
Ciekawostki o Outlooku
Outlook jako program pocztowy pojawił się po raz pierwszy w 1997 roku. Od tego czasu przeszedł liczne modernizacje i jest obecnie integralną częścią pakietu Microsoft 365. Według statystyk serwisu Statista, z Outlooka korzysta ponad 400 milionów użytkowników na całym świecie. Funkcja automatycznej odpowiedzi, wprowadzona już we wczesnych wersjach programu, pozostaje jedną z kluczowych i najczęściej wykorzystywanych funkcji przez użytkowników biznesowych.
Podsumowując – ustawienie nieobecności w Outlooku to kwestia kilku kliknięć, a efekt to większy komfort pracy oraz lepsza komunikacja w zespole.
